Não consigo acompanhar! Seis princípios para usar seu calendário para fazer mais
Ao longo dos meus anos, tenho visto muitos líderes em todos os níveis lutarem para fazer as coisas, seja por terem que trabalhar até tarde da noite e nos fins de semana ou por perder completamente as datas de entrega. Conforme conversei com esses líderes, eles apenas consideram isso parte do trabalho, incapazes ou sem vontade de fazer algo a respeito. Eu me vi no início de minha carreira fazendo exatamente a mesma coisa; estabelecendo expectativas irrealistas e me matando para tentar atendê-las, apenas para ter uma taxa de sucesso limitada de entrega no prazo. Eu odiava aquela roda de hamster.
A boa notícia é que você não precisa aceitar isso como status quo. Aqui estão seis princípios simples para obter melhor controle de seu trabalho e ser mais deliberado sobre o que você faz:
1. Transforme sua lista de tarefas em uma lista “concluída” – É comum manter uma lista de tarefas. Minha abordagem é aplicar quatro mudanças à lista de tarefas prototípica:
- Expresse o que precisa ser feito em termos da entrega final, não da ação para produzi-la – Por exemplo, em vez de dizer “Pesquise hotéis em Veneza”, diga “Decida e reserve um hotel em Veneza”. A redação se concentra em um fim definitivo para a atividade, versus algo que não tem fim definido.
- Adicione uma data em que a tarefa precisa ser concluída – Ao adicionar a data de vencimento, você prioriza por padrão quando algo precisa ser feito, o que é o mesmo que priorizar a lista.
- Adicionar um indicador urgente/não urgente – Ao adicionar o indicador urgente/não urgente, você é forçado a pensar não apenas nas coisas que precisam ser abordadas imediatamente, mas também nas que são importantes, mas não são necessárias imediatamente.
- Subdivida os feitos em entregas que podem ser concluídas em uma semana normal de trabalho – Para entregas maiores que podem levar mais de uma semana para serem produzidas, divida a entrega em entregas menores que possam ser razoavelmente concluídas em uma semana. Por exemplo, se você tiver um trabalho chamado “produzir relatório do concorrente”, divida a entrega em entregas menores que se alinhem com o sumário do relatório, ou seja, “Criar análises de pontos fortes e fracos para cada concorrente”.
2. Certifique-se de que seu calendário inclua tudo o que consome tempo do seu dia, não apenas reuniões – Já vi inúmeros exemplos de pessoas que apenas marcam reuniões com outras pessoas em seus calendários, enchendo seus dias de reuniões e depois queimando o óleo da meia-noite para fazer o trabalho fora das reuniões. Qualquer atividade que consuma tempo em seu dia – reuniões, tempo de trabalho, tempo pessoal, desenvolvimento profissional ou outras atividades – merece um tempo agendado em seu calendário.
3. Agende uma tarde de sexta-feira recorrente e uma reunião de planejamento consigo mesmo – Perto do final do seu dia na sexta-feira, reserve 30 minutos no seu calendário para fazer três coisas:
- Revise o que você se comprometeu a fazer – Para os itens que você se comprometeu a fazer na semana anterior, veja o que você realmente fez. Para aqueles itens que você não concluiu ou gastou mais do que o tempo alocado para concluí-los, pergunte-se por quê. Você estava muito otimista? Você se deixou distrair? Havia atividade legítima com maior prioridade? Fazer uma análise retrospectiva de suas atividades planejadas versus atividades realizadas irá ajudá-lo a ser mais realista no planejamento futuro.
- Planeje sua agenda para a próxima semana – Este é o momento de revisar sua lista de “concluídos” para entregas urgentes e não urgentes que precisam ser concluídas e marcar o tempo de trabalho para produzir as entregas em seu calendário. É importante ser realista consigo mesmo sobre quanto tempo é necessário para concluir as entregas e não se preparar para o fracasso. Lembre-se de garantir que seu calendário inclua tudo atividade que consome tempo no seu dia.
- Documente o que você planeja fazer na semana seguinte – Para itens que você está se comprometendo a fazer, atualize sua reunião de planejamento de sexta-feira para a próxima semana para incluir os feitos, que você revisará em uma semana.
4. Faça escolhas de calendário difíceis – Se simplesmente não houver horas suficientes na semana para fazer as coisas, veja o que precisa mudar. Talvez seja uma mudança na data de vencimento ou alteração ou adiamento de outros itens em seu calendário que estão tomando tempo. Seja qual for o caso, esteja disposto a tomar algumas decisões sobre o que você faz e com quem se encontra.
5. Encontre tempo oculto em seu calendário – Existem reuniões nas quais você simplesmente não precisa estar? Existem reuniões de uma hora que podem ser feitas em 30 minutos? A frequência das reuniões recorrentes pode ser reduzida? Algumas coisas podem ser feitas por meio de comunicação off-line, por exemplo, e-mail? Pergunte a si mesmo onde o tempo gasto em reuniões pode ser reduzido ou eliminado sem causar um impacto materialmente adverso nos negócios.
6. Lembre-se de que seu calendário é seu, não você – Certamente coisas podem acontecer durante a semana que podem alterar o que você faz (ou quando você faz). Não se culpe se isso acontecer, apenas observe a frequência e os motivos por trás das mudanças. Se eles estão acontecendo de forma excepcional devido a um trabalho imprevisto que está atingindo seu prato, aceite-o como parte do trabalho. Se eles estão acontecendo com frequência, pode ser que você não seja realista em seu planejamento ou esteja se distraindo. Cabe a você decidir, apenas seja honesto consigo mesmo.
Uma linha comum através desses princípios é disciplina. Você pode colocar em prática as técnicas mais bem-intencionadas, mas se não as seguir, estará se condenando a receber e-mails à meia-noite. Considere seriamente os princípios, dê sua opinião sobre eles e coloque-os em ação.
